Skip to main content

甘特图怎么画

· 约7分钟
Josie Chow

甘特图是什么

简单来说,甘特图(Gantt chart)是一个用条状图来展示任务进度的图表(如下图所示)。其本质是一个可视化的项目计划,是一种管理工具。

一个开发项目,通常会有几个不同层次的项目计划,比如里程碑计划、概要计划、详细计划。三者从略到详,对项目进行了规划说明。其中,甘特图用于详细计划。

gantt-chart-01

基本要素

甘特图通常由一个横轴和一个纵轴组成,横轴表示时间,纵轴表示项目的任务,线条表示期间的计划和实际完成情况。横轴、纵轴、线条,分别代表了时间、任务、资源(人力)。

甘特图直观地展示了:

  • 什么人在什么时间要做什么任务?
  • 任务进度如何?
  • 进度与要求的对比?
  • 剩余任务有多少?

甘特图还能辅助团队协调任务,尤其是一些存在依赖的涉及多人的任务安排。

总的来说,甘特图可以帮助人们规划、跟踪和控制项目的进度,更好地掌控项目进度,及时发现问题和风险,优化资源分配,从而提高工作效率和项目质量。

绘制原则

甘特图的绘制没有特定的样式要求,只要具体基本要素即可。

绘制原则,其本质的任务规划原则:

  1. 任务具体可执行:每项任务必须是具体的可执行的工作,最好有明确优先级。
  2. 任务分配合理:人力资源要和工作内容匹配,让合适的人做合适的事。
  3. 时间安排合理:具体执行人员要参与时间评估,要给任务预留缓冲时间。

甘特图用例

具体如何使用甘特图,不同的团队有不同的习惯。

下面,我们提供一个使用甘特图的用例。

  1. 记录任务,设定负责人、开始日期、周期、进度。

    我们只需要填写【WBS】【任务】【负责人】【开始日期】【周期(天)】【进度%】等字段,其他会自动计算填入。

    注意到,【周期】为7天,但自动计算的【工时】只有5天。这是因为甘特图不把周末、节假日等算在进度内。1月3日到1月9日,有2天是周六日,【周期】为7天,【工时】有5天。

    gantt-chart-02

  2. 拆分任务

    从实际开发的经验来说,开发任务越大,开发所需的时间、进度越难估算。所以,我们鼓励将较大的任务拆分为多个子任务。拆分任务,其实就是细化开发计划,可以倒逼我们去明确开发步骤。

    一开始,我们预估的时间、进度也许都是错误的,也很难拆分任务。随着开发经验增加,我们对时间、进度的预估会越来越贴近正确时间,拆分任务也会变得很简单。

    拆分任务时,通过【WBS】字段来设定父任务和子任务的关系。

    gantt-chart-03

    我们发现,甘特图的进度条有重叠的地方,子任务A和子任务B的时间重叠了。

    这可能是刻意安排的并行任务吗?这是是填写错误?同属于一个任务的两个子任务,安排为同一个人的并行任务,这合理吗?

    gantt-chart-04

    甘特图可以帮助我们发现,任务分配是否合理。如果这是填写错误,甘特图最终如下。

    gantt-chart-05

  3. 每日更新任务进度。

    最简单的是时间进度法:时间即进度。

    当一个预估时间准确,开发进度正常,只需要每天按时间更新进度即可。比如李四,一共有5天【工时】,工作了4天,进度为80%。注意到,进度条展示“80%”,不会跳过非工作日,而是按整个【周期】来展示进度。

    gantt-chart-06

    当进度超前了,如实填写进度。比如王五,写代码异常顺利,周五就把任务都完成了,进度直接写100%。

    gantt-chart-07

    当进度慢了,同样如实填写进度。比如陈六,【工时】一共4天。写代码遇到了难题,周三、周四正常开发,进度推到了50%。但周五遇到难题,一整天都没能解决,进度停留在50%。

  4. gantt-chart-08

  5. 及时调整任务规划。

    周六,项目组长负责人张三查看总体进度,发现陈六和自己的任务都落后于进度,王五进度超前。此时,张三可以及时与陈六沟通,帮助陈六解决难题;可以加班推进项目进度;可以重新评估任务难度,加长任务【周期】;可以给王五安排新任务,或者协调其他同事。

    gantt-chart-09

结语

甘特图具有可视化和易于理解的优点,无论是规划个人任务,还是协调团队开发,都能发挥很好的辅助作用。

甘特图的制作有很多方法,既可以使用简单的excel表格,也可以下载专门的软件来制作。

你准备好创建第一个甘特图了吗?